Suministros para cafetería
La logística detrás de las cafeterías en las empresas
Con el fin de satisfacer las necesidades de los funcionarios, las organizaciones deben cumplir con una serie de requerimientos entre los cuales se encuentran los suministros para cafetería , que tienen como propósito brindar comodidad a los empleados para la normal ejecución de sus actividades diarias.
Con el servicio de cafetería las empresas tienen la obligación de proveer y conservar el ambiente ocupacional en adecuadas condiciones de higiene y seguridad, además, deben mantener los suministros para cafetería al día para no presentar alguna falencia por falta de producto, lo que evita el desplazamiento de los empleados a sitios ajenos a la empresa para satisfacer esta necesidad.
En la actualidad hay gran variedad de suministros para cafetería , los cuales se pueden clasificar en:
- Aromáticas
- Café en polvo
- Café molido
- Infusiones
- Azúcar
- Crema instantánea
- Desechables
- Mezcladores
- Filtros
- Servilletas
- Vasos genéricos en cartón
- Vasos de icopor
- Vasos desechables plástico transparente
- Agua botellón
- Cucharas
- Platos plásticos
El servicio de cafetería se puede presentar en diferentes modalidades, ya que pueden existir puntos de atención determinados con anterioridad, máquinas expendedoras o personal autorizado encargado de la distribución en el transcurso de la jornada laboral. En determinado caso de que no se cuente con personal de planta que cumpla estas funciones, la entidad puede contratar una empresa externa especializada que realice la tarea.
La gestión antes de prestar el servicio
La entidad que requiera los suministros para cafetería puede hacer una cotización directa con los distribuidores, quienes pueden ser personas naturales o jurídicas con cierto grado de experiencia, otra opción es elaborar convocatorias para que las empresas especializadas en este tipo de servicios se postulen con sus respectivos catálogos y precios, así mismo, la entidad solicitante describe las condiciones, las cuales se pueden dividir de la siguiente manera:
- Ítem: listado de cuántos productos van a ser requeridos.
- Medida: si es por unidad, kilo, galón, rollo, caja, etc.
- Cantidad: de cada ítem respectivamente, cuántos productos son necesarios.
- Descripción: indicaciones de contenido y presentación.
- Especificaciones técnicas.
Después se determinará el valor estimado del contrato, la forma de pago y el plazo de ejecución en donde se establecen fechas exactas para realizar la entrega de los productos.
Teniendo en cuenta el acuerdo pactado, los bienes se podrán entregar dependiendo de la necesidad de la entidad, por lo que dado el caso, no se pactará el suministro de una cantidad fija sino mediante los requerimientos que se vayan presentando conforme al consumo real de los clientes y la situación del proveedor.
Una forma de realizar el estudio económico y presupuestal es evaluar la oferta y demanda de los años anteriores, lo que indica un promedio de compra, a su vez se solicitan cotizaciones a proveedores locales para obtener un precio base con el que se puede empezar a negociar.
Al momento de prestar el servicio se realizará la distribución en un horario determinado y un área correspondiente, normalmente haciendo esta diferenciación por pisos o sectores del complejo laboral.
Otras características que los sujetos implicados deberán tener en cuenta son:
- Los suministros de cafetería deben cumplir con las condiciones legales que los regulan.
- Los elementos deben estar protegidos contra pérdidas, daños y deterioros durante el transporte y almacenamiento.
- Cualquier petición, queja o sugerencia debe ser atendida dentro de las 24 horas siguientes al suceso.
- Se garantiza la entrega del suministro en el tiempo establecido y en condiciones óptimas para el cumplimiento de su función.
- El personal encargado de prestar el servicio debe estar debidamente capacitado y dotado de uniformes adecuados.
- La empresa proveedora debe estar acreditada.
- En el caso de que se ausente el personal, este debe ser reemplazado inmediatamente.
- Se deben cumplir las normas legales en cuanto al pago de salarios y demás prestaciones, las cuales deben quedar establecidas desde la realización del contrato.
Las acciones tomadas contribuyen al cumplimiento de la misión de la entidad, además de generar un ambiente saludable, agradable y seguro para el personal interno y para visitantes.
Los suministros para cafetería son indispensables para el optimizar el tiempo y mejorar la calidad de vida de los trabajadores, ya que podrán hacer pausas activas y deleitarse con las bebidas de su preferencia sin tener que salir de las instalaciones del lugar, lo que evitará que pierdan tiempo.
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